Trong bài viết này chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách thức giữ cho lapop hoạt động ổn định, ngăn ngừa gặp phải những "bệnh tật" gây nên phiền toái Phần mềm kế toán. Lưu ý là bài viết chỉ áp dụng đối với những laptop chạy hệ điều hành Windows 7, 8 và 8.1.
Để cho laptop được "khỏe mạnh", chúng ta sẽ phải thực hiện các nhiệm vụ định kỳ bao gồm sao lưu file, cập nhật phần mềm, quét mã độc, bảo trì phần cứng và dọn dẹp máy tính phần mềm kế toán miễn phí. Các nhiệm vụ này được thực hiện theo các mốc thì giờ hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng và hàng năm.
Hàng ngày
- Nhiệm vụ: Sao lưu file
Bạn cần phải tiến hành sao lưu dữ liệu hằng ngày bởi vì dữ liệu có thể bị mất bất cứ lúc nào. Chẳng hạn các bạn vô tình làm đổ cốc cafe vào laptop, hay vào một ngày xấu trời một tên trộm cuỗm mất chiếc laptop thân yêu của bạn.
Thật may là việc sao lưu file bây giờ có thể thực hiện khá dễ dàng thông qua một phần mềm của Microsoft có tên là SyncToy. Phần mềm này có thể tải về xuống tại đây. Trước khi cài đặt và sử dụng SyncToy, bạn nên mua một ổ gắn ngoài. Bởi vì chỉ có lưu trữ dữ liệu ra nguồn ngoài thì công việc sao lưu mới thực sự phát huy tác dụng.
Các bước sử dụng Synctoy:
+ Bước 1: Kết nối ổ lưa trữ lại ngoài với laptop
+ Bước 2: Mở SyncToy. Với Windows 7 bạn mở menu Start và gõ chữ SyncToy. Nhấp chọn kết quả tìm kiếm mà máy đưa ra. Với Windows 8/8.1, bạn mở menu Start văn bằng cách bấm vào logo Windows trên bàn phím, gõ chữ SyncToy và nhấp chọn kết quả tìm kiếm.
+ Bước 3: Thiết lập SyncToy bằng cách bấm vào nút Create New Folder Pair
Phần mềm này hoạt động theo cách đồng bộ hóa các folder. Các folder ở phía trái là các dữ liệu trong laptop của bạn, còn folder ở bên phải sẽ xuất hiện trong ổ cắm ngoài. Bạn bấm vào nút Browse ở dưới folder bên trái, chọn dữ liệu cần sao lưu, chẳng hạn là thư mục Ảnh. tiếp tục bấm vào nút Browse dưới folder bên phải. Tạo ra một folder mới trên ổ cắm ngoài để lưu trữ thư mục Ảnh. Bấm Next rồi bấm nút Contribute để tạo ra "anh em song sinh".
Hàng tuần
- Nhiệm vụ: Xóa các file tạm/các file không cần thiết
Với nhiệm vụ này, chúng ta có một "bảo bối" là phần mềm CCleaner của hãng Piriform. đó là một phần mềm khá nổi danh trong "giới giang hồ" ứng dụng này tiện ích. Nó được thiết kế để giúp bạn xóa các file "rác" trong máy tính. Một khi "rác" đã được dọn dẹp, máy tính của các bạn sẽ hoạt động nhanh hơn. Bạn có thể tải về "bảo bối" này tại đây.
Sau khi cài đặt xong, bạn mở CCleaner, để bít tất cả các thiết lập ở chế độ ngầm định và bấm vào nút Analyze để chương trình tìm các file rác. Hình minh họa ở trên cho biết laptop của tôi có tới 13GB file không cần thiết. Nếu các bạn đồng ý rằng tất cả chúng đều là rác, bấm vào nút Run Cleaner. Nói chung chương trình này khá an toàn, bạn không cần làm lo mình sẽ xóa nhầm file. Nhưng chẳng hạn như bạn là tuýp người cẩn thận, thì bạn nên tiến hành sao lưu các dữ liệu quan trọng trước khi chạy CCleaner.
- Nhiệm vụ: khởi động lại máy tính
Đây là một nhiệm vụ quá đơn giản. Về lý thuyết, một chiếc laptop của bạn có thể chạy liền cả tuần mà không gặp trục trặc. Nhưng nếu như bạn khởi động lại máy, như bạn sẽ giúp máy áp giải phóng bộ nhớ để mọi ứng dụng hoạt động trơn tru hơn. Bạn hãy nhớ đóng bít tất cả các ứng dụng này và file trước khi tiến hành khởi động lại
Đối với Windows 7, mở menu Start, bấm vào mũi tên cạnh nút Shut down rồi bấm vào Restart
Đối với Windows 8/8.1 như bạn mở khung Charm văn bằng cách lướt ngón tay từ cạnh phải màn hình ra phía giữa. Bấm vào Setting, bấm vào Power và Restart.
- Nhiệm vụ: Tìm mã độc
Bạn cần có một chương trình chống virus hiệu quả như Kasperky hoặc BKAV. Mở chương trình đó và thực hiện tìm mã độc ở chế độ Toàn hệ thống (full system). Thông thường các chương trình chống virus đều được phép bạn đặt lịch quét mã độc theo thời gian. Vì thế hãy sử dụng các "tấm khiên" này hàng tuần để ngăn cấm các đợt tấn công từ bè lũ virus.
Hàng tháng
- Nhiệm vụ: kiểm tra các bản cập nhật Windows
Đối với Windows 7: mở Control Panel, bấm vào System and Security rồi chọn vào đường link Windows Update.
Đối với Windows 8/8.1: mở khung Charm bằng cách lướt ngón tay từ cạnh phải màn hình, bấm vào Setting rồi Control Panel. Một danh sách các đầu mục (item) hiện ra, các bạn chọn vào Windows Update.
Hãy nhấp chuột vào liên kết Check for Updates ở phía trái màn hình nên xem có bản cập nhật Windows nào mới không. Bạn có thể thiết lập cho laptop tự động cập nhật các bản mới bằng cách bấm vào liên kết Change Settings ở phía dưới.
- Nhiệm vụ: Kiểm tra "sức khỏe" ổ cứng
Các ổ cứng thế hệ mới đều được thiết kế với khả năng đưa ra cảnh báo sớm Trạng thái "bệnh tật" của mình để bạn có thể sắp xếp thời giờ thay thế và sao lưu dữ liệu. Chúng tôi xin phân phát cho bạn một "bửu bối" khác – Đây là phần mềm HDTune. Bạn có thể tải về về tại đây. Phần mềm này có 2 phiên bản freeware và Pro. Với nhu cầu của chúng ta, chỉ cần bản freeware là đủ.
Sau khi đã dowload về xuống, các bạn hãy cài đặt và chạy chương trình. Bấm vào thẻ Heath. Bạn hãy nhìn vào mục Status để xem chương trình có thông tin OK không. Cuối cùng, nhấp vào thẻ Error Scan, kiểm tra hộp Quick Scan và bấm Start. Chương trình sẽ kiểm tra từng sector trong ổ cứng. Bạn sẽ thấy các ô màu xanh hiện lên nếu mọi việc "thuận buồm xuôi gió".
- Nhiệm vụ: Vệ sinh laptop
Có rất nhiều nguyên nhân chính đáng để như bạn phải vệ sinh máy định kỳ. Thứ nhất, các laptop có cơ chế làm mát văn bằng không khí. Theo thời gian, các quạt gió sẽ bị dính bụi bẩn làm giảm vòng quay của quạt khiến laptop bị nóng, tổn hao tuổi thọ. Thứ hai, một bàn phím bụi bẩn sẽ khiến cho các phím bấm bị kẹt, khi người dùng nhấn nút sẽ có cảm giác nặng, không trơn nhẹ.
Hàng năm
- Nhiệm vụ: kiểm tra dung lượng pin
Có thể như bạn nghĩ công việc này khá khó vì không rõ xem dung lượng pin thế nào, nhưng thực ra nó rất đơn giản. Bạn chỉ cần xem dung lượng pin mà hãng sản xuất quảng cáo là bao lâu, rồi so sánh với thực tế sử dụng pin ở laptop của bạn. Nếu nó thấp hơn 50% đến 60%, như bạn nên móc ví mua pin mới. Pin của laptop có tuổi thọ từ 2-3 năm tùy theo các bạn sử dụng laptop liên tục hay thỉnh thoảng. Lưu ý: Bạn nên mua pin thay thế chính hãng đề phòng ngừa những rủi ro khi sử dụng máy.
Kết luận
Trong bài viết này chúng tôi đã liệt kê các nhiệm vụ mà bất kỳ người dùng laptop Windows nào cũng nên thực hiện để giữ cho máy chạy ổn định phần mềm kế toán miễn phí. Nếu các bạn không muốn gặp phải những phiền toái trong khi sử dụng, cũng như không muốn mất tiền cho những "tật bệnh" của máy, hãy ghi nhớ những mốc thời gian để chăm sóc cho "máy cưng" nhé!
